Личный кабинет
Интернет-магазин
Руководителю важно эффективно организовывать работу команды, отслеживать своевременность выполнения задач и обеспечивать каждого сотрудника адекватным объемом работы. Особенно это актуально для крупных проектов и компаний-сторонников Agile-подхода. Система Канбан поможет визуализировать рабочий процесс и найти в нем слабые места. Рассказываем, что такое Kanban и как внедрить его в компанию.
Суть методики Канбан
Методология Kanban появилась в Японии, в компании Toyota Motor Corporation. Она была призвана обеспечить высокое качество производства техники в короткие сроки. По замыслу менеджеров, каждая задача проходила стандартные этапы производства и проверки, а ход работы был виднен всем сотрудникам.
Современные принципы Канбан похожи:
- На обычной или виртуальной доске размечают этапы проекта, присваивают им названия. Схема должна быть доступна для всех членов команды.
- На карточках пишут задачи и помещают их в соответствующий этап.
- Когда сотрудник заканчивает работу над задачей, он переносит карточку в следующий этап — передает другому специалисту или продолжает работу самостоятельно.
- После того как задача проходит все шаги, ее убирают в столбец «Готовое». При необходимости карточку можно вернуть в работу.
Названия этапов можно менять в процессе работы, но главное — сохранять их порядок. Эта особенность методики называется потоком — он обеспечивает последовательное движение задач.
Задачи Kanban
Конечная цель Kanban — создать качественный продукт в обозначенные сроки. Другие задачи:
- представить полную картину цикла производства для персонала, сделать процесс прозрачным;
- проконтролировать работу сотрудников;
- выявить слабые места и недостатки рабочего процесса и направить туда ресурсы;
- распределить нагрузку между сотрудниками;
- стимулировать команду на эффективную работу.
Преимущества и недостатки подхода
Преимущества метода Канбан:
- Наглядность. Руководитель и команда видят объективную картину процесса работы и могут оперативно его скорректировать.
- Четкое распределение обязанностей. Чтобы организовать работу по системе Канбан, нужно точно сформулировать задачи и определить зону ответственности каждого участника.
- Оперативное обнаружение проблем. На доске заметно, где образовался простой, и какие сотрудники не справляются с обязанностями.
- Контроль времени. Если обозначить дедлайны, то можно спрогнозировать дату завершения проекта.
- Вовлеченность сотрудников. Сама система подразумевает постоянное взаимодействие внутри коллектива, обсуждение задач.
- Создание здоровой конкуренции. На доске виден прогресс каждого работника — никто не захочет показаться «слабым звеном».
Недостатки методики:
- Сложность внедрения в крупную команду. Если специалистов и этапов работы много, система может только запутать участников.
- Неприменимость для планирования долгосрочных проектов. Канбан эффективен для актуальных в определенный промежуток времени задач.
- Трудности при несвоевременном закрытии задач. Если какой-либо этап не выполнят в срок, работа всей системы окажется парализована.
Чтобы методология Канбан работала эффективно, необходимо обеспечить постоянную качественную связь между сотрудниками. Воспользуйтесь приложением Mango Talker для мгновенной и защищенной коммуникации в команде. Вы сможете обмениваться сообщениями и созваниваться в чате, а также работать с заявками клиентов даже вне офиса.
Где и как применять Канбан
Метод подходит для любой сферы, особенно для тех, где применяют организационные модели Waterfall или Agile. Приведем несколько примеров.
На предприятии изготовление продукта происходит в несколько шагов. Метод позволит добиться четкого выполнения плана: соблюсти все этапы, не допустить избытка или недостатка продукции.
Так же как и на производстве, в цифровых проектах у каждого специалиста своя зона ответственности. Канбан поможет организовать совместную последовательную работу менеджеров проекта, дизайнеров, разработчиков, тестировщиков и других членов команды.
Маркетинг. Канбан полезен при создании воронки продаж. Шаги, обозначенные в маркетинговой схеме, станут этапами совместного проекта всех причастных к продажам. Вот принципы работы в B2B сегменте:
- Перемещение карточки из блока в блок на шаг приближает клиента к сделке.
- Сначала к покупке нужно подвести клиентов, с которыми уже ведется работа. Затем — привлекать новых.
- Во всех этапах обозначают условия движения по воронке.
- Необходимо анализировать каждый этап, следить за статусами покупателей и результативностью процесса.
Внедрение методики Канбан в проекты
Не стоит резко менять привычный рабочий уклад — это дезориентирует персонал и только вызовет отторжение. Вводите приемы Канбана постепенно.
В первую очередь подготовьте доску с тремя этапами: «Задачи», «В процессе» и «Готово».
Обсудите с командой, сколько задач можно решить параллельно.
Следите за статусами задач и скоростью их перемещения в таблице.
Объясните, как работает Канбан, в чем польза этой методики для компании и для каждого сотрудника.
Будьте всегда на связи с участниками команды проекта и устраивайте еженедельные собрания.
Когда команда привыкнет к системе Канбан, попробуйте что-то изменить в организационном процессе.
Примеры применения Канбан
IT-департамент. На основе проекта создают план рабочего процесса. Его анализируют, назначают приоритеты всем задачам и отправляют в работу основные из них. Далее все задачи проходят необходимые этапы — от анализа до запуска в продакшн.
Отдел продаж. Процесс общения с потребителями разделяют на этапы и определяют зоны ответственности. Например:
- Беседа с клиентами, прием звонков — колл-центр.
- Обсуждение индивидуальных условий — менеджеры (группа 1).
- Работа с возражениями, негативом — менеджеры (группа 2).
- Составление и заключение договоров — менеджеры (группа 3), юристы.
Затем доску сегментируют и обозначают дедлайны. У каждой группы специалистов — свой цвет, а движение по этапам проходят заявки клиентов.
Приложения и программы для Канбана
Plus For Trello
- создавать карточки с задачами;
- добавлять ссылки, файлы и метки;
- оставлять комментарии;
- устанавливать дедлайны;
- отслеживать время выполнения задач.
Atlassian Jira
Платформа сочетает в себе принципы Канбана и Scrum и идеально подходит для IT-проектов. Ее используют и как Канбан-доску, и как баг-трекинговую систему.
Kanbantool
Инструмент для совместной работы со встроенной аналитикой.
Asana
Сервис для управления проектами с большим количеством инструментов, в том числе Канбаном.
Главное в статье
- Канбан представляет собой доску с разметкой — шагами проекта. На нее крепят карточки-задачи и перемещают их из этапа в этап по ходу работы.
- Инструмент должен быть в открытом доступе. Его применяют все члены команды, задействованные в проекте.
- Система Канбан помогает визуализировать рабочий процесс, распределить нагрузку между сотрудниками и найти слабые места в планировании и реализации проекта.
- Методика популярна в Agile- и Waterfall-подходах, в IT, маркетинге и других сферах.
- Специализированные сервисы позволяют облегчить работу по системе Канбан — установить дедлайны, назначить ответственных, автоматизировать движение задач.
